电子邮件管理之一：让Outlook2007/2010/2013在发送邮件时自动BCC

Tweet

收发和阅读电子邮件，占据了我大约70%的工作内容。繁忙时期，每天收发的电子邮件可以轻松突破100封以上。如果能够有效管理这些邮件，并实现快速搜索的话，则可以让工作效率得到大幅改善。同时，快捷而准确的反应也可以博得下属的信任和上司的赏识。我将分几段讲解我在Sony Mobile工作过程中摸索并实践出来的邮件管理方法。如果您是刚刚踏入工作岗位的新人，也许能够对您有所启发。如果您是久经职场的高手，也希望您能够不吝指正，分享您的宝贵经验。
今天的第一个话题可以用一句话来归纳：

所有发出去的邮件，一律CC或者BCC一封给自己。

理由如下：

• 商务邮件极少有一封邮件解决一件事情的情况，事实上一个话题往往需要牵涉到多个收信人，在持续多轮邮件对话后才能弄清眉目。Outlook支持的用Conversation（对话）方式查看邮件的方式这是一个应付这种场景的强大武器。而如果收件箱里能够保留自己发出的邮件，那么Conversation构成的阶梯型对话就更加完整，同时能够帮助回忆自己发出的内容和理解对方对此的反应。
• 便于邮件搜索功能，具体的方法以后会介绍。
• 显式的CC自己能够提醒细心的收件人你对该话题的关注度，某种程度上能够促使对话更有效率的进行。

不过，每次发出一封邮件都手工CC自己的话确实稍显麻烦和笨拙。所以下面介绍一个用VBA脚本默认添加CC和BCC的方法。（以Outlook2007及以后的版本为例）

1. 启用Outlook的DEVELOPER（开发工具）功能区。2007和2010版应该比较容易找到，至于2013版的话请参考下图。
   
2. 在开发工具功能区，点击Visual Basic，打开VBA编辑界面。
3. 如下图，双击ThisOutlookSession，代码编辑框将在右边被打开。
   
4. 在代码编辑框选中Application -> ItemSend，对邮件发送事件进行编码。并输入下列代码。

   Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
   Dim BccAddress As String
   Dim BccRecipient As Outlook.Recipient
   
   '把这里改写成希望CC或者BCC的邮件地址。
   '地址可以是直接的邮件形式，
   '也可以是Outlook能通过Exchange服务器辨认的账户名，
   '例如：Micky Mouse
   BccAddress = "bccaddress@gmail.com"
   
   Set BccRecipient = Item.Recipients.Add(BccAddress)
   'olBCC指定了邮件地址被添加为BCC对象。
   '如果希望指定为CC地址的话，就只需改成olCC即可。
   BccRecipient.Type = olBCC
   
   '如果添加的地址不能被Outlook解析，
   '将弹出错误对话框，并移除被添加的地址。
   If Not BccRecipient.Resolve Then
       MsgBox ("Cannot resolve mail address: " + BccAddress)
       Item.Recipients.Remove (BccRecipient.Index)
   End If
   
   Set BccRecipient = Nothing
   
   End Sub
   

以上代码部分来自Michael Kizer的原始设计，我做了一些对错误处理的小修改。

好了，发一个邮件看看吧。CC或者BCC的地址应该在邮件发出的瞬间被添加，并自动一起发送了。

今天就先到这里，下一次我将讲解我是怎样管理蜂拥而至的邮件，并将它们归档的。