电子邮件管理之一:让Outlook2007/2010/2013在发送邮件时自动BCC


收发和阅读电子邮件,占据了我大约70%的工作内容。繁忙时期,每天收发的电子邮件可以轻松突破100封以上。如果能够有效管理这些邮件,并实现快速搜索的话,则可以让工作效率得到大幅改善。同时,快捷而准确的反应也可以博得下属的信任和上司的赏识。我将分几段讲解我在Sony Mobile工作过程中摸索并实践出来的邮件管理方法。如果您是刚刚踏入工作岗位的新人,也许能够对您有所启发。如果您是久经职场的高手,也希望您能够不吝指正,分享您的宝贵经验。
今天的第一个话题可以用一句话来归纳:

所有发出去的邮件,一律CC或者BCC一封给自己。


理由如下:

  • 商务邮件极少有一封邮件解决一件事情的情况,事实上一个话题往往需要牵涉到多个收信人,在持续多轮邮件对话后才能弄清眉目。Outlook支持的用Conversation(对话)方式查看邮件的方式这是一个应付这种场景的强大武器。而如果收件箱里能够保留自己发出的邮件,那么Conversation构成的阶梯型对话就更加完整,同时能够帮助回忆自己发出的内容和理解对方对此的反应。
  • 便于邮件搜索功能,具体的方法以后会介绍。
  • 显式的CC自己能够提醒细心的收件人你对该话题的关注度,某种程度上能够促使对话更有效率的进行。

不过,每次发出一封邮件都手工CC自己的话确实稍显麻烦和笨拙。所以下面介绍一个用VBA脚本默认添加CC和BCC的方法。(以Outlook2007及以后的版本为例)

  1. 启用Outlook的DEVELOPER(开发工具)功能区。2007和2010版应该比较容易找到,至于2013版的话请参考下图。
    Outlook2013 DEVELOPER
  2. 在开发工具功能区,点击Visual Basic,打开VBA编辑界面。
  3. 如下图,双击ThisOutlookSession,代码编辑框将在右边被打开。
    Outlook2013 VBA
  4. 在代码编辑框选中Application -> ItemSend,对邮件发送事件进行编码。并输入下列代码。
    Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim BccAddress As String
    Dim BccRecipient As Outlook.Recipient
    
    '把这里改写成希望CC或者BCC的邮件地址。
    '地址可以是直接的邮件形式,
    '也可以是Outlook能通过Exchange服务器辨认的账户名,
    '例如:Micky Mouse
    BccAddress = "bccaddress@gmail.com"
    
    Set BccRecipient = Item.Recipients.Add(BccAddress)
    'olBCC指定了邮件地址被添加为BCC对象。
    '如果希望指定为CC地址的话,就只需改成olCC即可。
    BccRecipient.Type = olBCC
    
    '如果添加的地址不能被Outlook解析,
    '将弹出错误对话框,并移除被添加的地址。
    If Not BccRecipient.Resolve Then
        MsgBox ("Cannot resolve mail address: " + BccAddress)
        Item.Recipients.Remove (BccRecipient.Index)
    End If
    
    Set BccRecipient = Nothing
    
    End Sub
    

以上代码部分来自Michael Kizer的原始设计,我做了一些对错误处理的小修改。

好了,发一个邮件看看吧。CC或者BCC的地址应该在邮件发出的瞬间被添加,并自动一起发送了。

今天就先到这里,下一次我将讲解我是怎样管理蜂拥而至的邮件,并将它们归档的。

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One thought on “电子邮件管理之一:让Outlook2007/2010/2013在发送邮件时自动BCC

  1. Michelle

    从百度上搜到了这个文章,用这个方式尝试着设置了outlook,真的可以了!解决了我的一个大问题!谢谢博主。

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