电子邮件管理之二:邮件的归类整理


相信大多数身处职场的人都有的一条共识是:下班前处理完所有的未读邮件是不可能的。
在一个正常运转的公司,一个项目管理人员的邮箱应该会遭到持续不断的轰炸。每天疲于应付邮件的时间应该会占据了1/3甚至一半以上的工作时间。
所以,临近下班绝望得看着自己的收件箱还有100多封未读邮件的时候,只能咬牙狠心明天再看了。
长此以往,堆积的邮件越来越多,要紧的事情上对方久等没有回应的话,往往会再用邮件/电话/面谈的方式来催促。
最坏的情况下,你甚至会被误解为反应迟钝甚至态度傲慢。

虽然没有什么值得骄傲的,但是我敢说,每天下班前我的收件箱中未读邮件永远是零!同时每一封需要我介入或协调的任务都会得到及时的处理。
如果您对我是如何做到这一点有一些兴趣的话,欢迎您继续看下去,并提出您的意见。

1. 对邮件所代表的事务进行过滤和判断
这里我要说的不是利用自动过滤器之类的进行分类,而是放弃一切自动工具,采用手工的方式,对每天的邮件进行过滤。
过滤的同时也就是处理各种事物的时候。
我把工作中能遇到的事物大致分成四类,分别为紧急事务,重要事务,一般事务和无关事务。
遇到紧急事务,我一般在心中把它们划入最高处理优先级。
重要事务在优先级上则位列第二。
一般事务第三,而无关事务的邮件往往被我直接删除。

在对邮件进入人工过滤之前先大致过一下所有邮件的标题,并留意是否有人直接在邮件中指明由我来进行处理。
然后按照邮件到达的先后顺序挨个过下去。这样你就可以对当前要处理的事务量有了个大致的把握。

当遇到第一个紧急事务的时候,根据紧急程度和在对事物量有把握的前提下,估算自己需要多少时间才能回到其他的事务中。
然后做出是否中断邮件过滤并对它进行处理的判断。
一般我认为在5分钟内能够处理完毕的紧急事务,我才会中断邮件过滤并对它进行最优先处理。

如果当天没有或者已经处理完了紧急事务,接下来的自然就是重要事务和一般事务,按照优先级按部就班的对应即可。

至于删除无关事务,我相信对一些人来说需要一定的适应期和勇气。有些人怕错过一些说不定哪天能用到的信息而把所有的邮件都保留下来。
可是我认为太多无关的信息才是蒙蔽我们眼睛的迷雾。我的宗旨是,当得出在三个月内对自己的业务没有任何帮助或参考的结论时,这条信息必须被删除。

2.收件箱和存档目录的关系
这里有两条很简单的原则。
第一,所有和待处理事务有关的邮件留在收件箱,所有已经处理完毕的邮件进存档目录。
第二,存档目录每三个月无条件归档一次并进行封存。然后开启一个新的存档目录树。

由此可以带来好处包括。
根据收件箱中邮件的数量,可以快速判断自己还有多少工作需要处理。
不会浪费时间在已经处理完毕的事件中。
以季度为单位对邮件进行归档可以帮助自己快速回忆并定位过去发生的事务,同时也能减轻Outlook客户端的压力。

3.用对话方式查看邮件并在回信时永远CC自己
当你从一场会议回到办公桌看到收件箱有一串常常的未读邮件,并且被整理成一场对话的话,你只需要翻看最后一封邮件并追溯参与其中的每一个人的发言,即可快速判断事件进展的情况和接下来要处理的问题。
我不知道为何有些人喜欢一封封的看所有的邮件,这其实根本没有必要也实在是浪费时间的最好办法。
而在发出邮件时顺便CC自己可以让这场对话看起来跟合情合理,从对话的阶梯形结构中掌握自己所处的位置。
至于如何在回信是自动添加自己的名字到CC中,我在前文已经提出了一个便捷的方案。

4.使用HTML格式,而非纯文本格式撰写邮件
我们早已经进入21世纪,包括Windows/Mac/Linux和各种桌面或移动客户端对HTML邮件的支持和网络的传输速度成为不了我们坚守纯文本格式的理由。
使用HTML格式可以更方面我们对邮件进行格式化,突出重点,排列表格,高亮引用等等一切应用自如。
最大的优势在还在使用HTML格式能够让Outlook帮助进行对方方式的排列,用阶梯形式显示邮件一来一往的过程。
当然,这种显示方式最大的敌人就是那些坚持用TEXT格式回信的人。
他们的邮件往往会破坏对话式显示方式的阶梯结构,让你无从知晓包含最新状态的邮件应该是哪一封。
幸好这种人毕竟不是多数,而你也无法改变别人的工作方式。虽然我更愿意强迫所有的员工使用HTML格式来回信以保持最高工作效率,如果我是老板的话。

这篇小小的总结开始于去年10月却直到今年3月才被我重新捡回。
本来想详细叙述每一条总结背后的经验,不过思前想后觉得很难在不透露工作细节的前提下把事情说清楚,所以就这样列下条目,待今后如果还有余力慢慢补完吧。

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