Outlook (Office 365)郵件整理排列方法


我個人喜好的Outlook郵件整理排列方法歸納下來其實是這樣的。

  1. 所有的郵件都按照内容歸屬到不同的本地Outlook Date File的專屬子目錄中。
  2. 每一個季度開啓一個新的Outlook Data File,命名方式為[年度_季度]。例如2018_Q1,2018_Q2…
    此舉是爲了後續第3步,檢索黨季所有郵件是跟快捷準備的。
    此舉也方便使用者首先回憶希望搜索的郵件大致在什麽時候收到,縮小搜索範圍。
  3. 專屬子目錄的命名以數字開頭,以便的目錄自動排序。
    設定后效果如下:
  4. 在每一個Outlook Date File下方建立搜索用子目錄。
    設定方法如下:

  5. 將每個目錄(包括Inbox)中郵件的排列方式整理為:以對話形式歸類同類郵件為一組,當任何一組中存在較新郵件時,把該組對話提到目錄上方。
    具體設定如下:


好的設定還需要好的使用習慣來維護:

  1. 每天都盡量將Inbox中收到的郵件進行處理,在處理完之後將它們歸類到本地Outlook Data File中歸類。
  2. 當天無法處理完畢的郵件保留在Inbox中,起到隨時提醒自己進行處理的作用。
  3. 對重要且優先度高的郵件可以設定Flag。
  4. 積纍了數個季度(一般是1年)的Outlook Date File后可以選擇性關閉舊的Data File,以便加速Outlook的加載速度。

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